Jak przygotować przekazanie zadania współpracownikowi przed urlopem

Przed urlopem ustal, kto przejmie zadanie, zapisz jego aktualny stan, najbliższy krok, termin i miejsce przechowywania plików. Następnie omów notatkę ze współpracownikiem i sprawdźcie dostęp do materiałów. Osoba zastępująca powinna wiedzieć, co zrobić samodzielnie, na co poczekać i do kogo zwrócić się z problemem podczas twojej nieobecności.

Ustal, co wymaga działania podczas urlopu

Zacznij od przejrzenia otwartych spraw i ich terminów. Przy każdej określ, czy podczas twojej nieobecności trzeba wykonać konkretną czynność, tylko pilnować odpowiedzi, czy można wrócić do niej po urlopie. Dzięki temu współpracownik dostanie jasny zakres zastępstwa i będzie mógł uwzględnić go w swoim planie pracy.

Uzgodnij przekazanie z wyprzedzeniem. Samo wysłanie wiadomości nie daje pewności, że druga osoba ma czas i odpowiednie przygotowanie. Jeżeli potrzebne jest ustalenie priorytetów z przełożonym, zróbcie to przed rozpoczęciem zastępstwa. Przy każdym zadaniu wskaż jedną osobę odpowiedzialną za następny krok.

Do wykonania: zadania z terminem przypadającym podczas nieobecności.
Do obserwowania: sprawy oczekujące na odpowiedź lub decyzję.
Do odłożenia: zadania, które po uzgodnieniu mogą zaczekać do powrotu.

Zapisz stan zadania i pierwszy konkretny krok

Notatkę rozpocznij od celu: jaki wynik ma powstać i do czego będzie potrzebny. Następnie oddziel to, co już zakończone, od tego, co pozostaje do zrobienia. Zamiast ogólnego „sprawa w toku” napisz, na przykład, że dokument jest przygotowany, ale wymaga sprawdzenia danych i akceptacji wskazanej osoby.

Poniżej znajduje się proponowany szablon redakcyjny. Możesz wkleić go do wiadomości lub wspólnego dokumentu i uzupełnić osobno dla każdego zadania. Jeśli któregoś pola nie da się jeszcze wypełnić, wpisz, co trzeba ustalić oraz z kim. Nie zostawiaj pustego miejsca, którego znaczenia zastępca będzie musiał się domyślać.

Zadanie i cel: co ma być gotowe oraz do czego posłuży.
Stan na dzień przekazania: co wykonano, co pozostało i na czyją odpowiedź czekamy.
Następny krok: pierwsza czynność do wykonania przez osobę zastępującą.
Termin: kiedy trzeba wykonać krok lub zakończyć zadanie.
Pliki: link do aktualnej wersji dokumentu i potrzebnych materiałów.
Kwestie do wyjaśnienia: pytanie, osoba mogąca odpowiedzieć i wpływ odpowiedzi na dalszą pracę.
Decyzje i pomoc: co zastępca może ustalić sam, a co wymaga akceptacji.

Uporządkuj pliki i wskaż właściwą wersję

W notatce podaj bezpośrednie odnośniki do materiałów. Przy każdym dopisz, do czego służy: dokument roboczy, dane wejściowe, wcześniejsze ustalenia czy wzór gotowego rezultatu. Jeśli w folderze są podobne pliki, jednoznacznie wskaż ten aktualny. Sama nazwa katalogu może nie wystarczyć osobie, która wcześniej z niego nie korzystała.

Proponowany krok przed urlopem to wspólne otwarcie najważniejszych materiałów na koncie współpracownika. Sprawdźcie, czy może je odczytać i, jeśli zadanie tego wymaga, edytować. Potrzebne uprawnienia załatw zgodnie z zasadami firmy. Jeśli istotne ustalenie znajduje się w długiej korespondencji, wskaż konkretną wiadomość i krótko opisz wynikające z niej działanie.

Wyjaśnij niewiadome i granice samodzielnych decyzji

Wypisz kwestie, które mogą zatrzymać pracę. Oddziel potwierdzone ustalenia od przypuszczeń: „czekamy na akceptację” oznacza inny stan niż „akceptacja została udzielona”. Przy niewiadomej podaj osobę, do której można skierować pytanie. Dodaj też znane trudności, na przykład brak części danych lub zależność od innego zespołu.

Proponujemy również zapisać sposób postępowania przy braku odpowiedzi: kiedy ponowić kontakt, kogo powiadomić i czy można kontynuować pozostałe czynności. Ustalcie, kto podczas twojego urlopu zatwierdzi zmianę terminu lub zakresu. Jeżeli pojawi się nowa sytuacja, zastępca powinien mieć wskazany kontakt do pomocy w zespole.

Omów notatkę i potwierdź przejęcie zadania

Krótka rozmowa pozwala uzupełnić pisemną instrukcję i wyjaśnić pytania. Przejdźcie przez cel, stan zadania oraz najbliższy termin. Daj współpracownikowi przestrzeń na wskazanie niejasności. Wszystkie nowe ustalenia dopisz do notatki, aby po rozmowie można było do nich wrócić.

Otwórzcie notatkę i najważniejszy plik.
Poproś współpracownika o opisanie, od czego zacznie i jaki wynik ma uzyskać.
Wyjaśnijcie rozbieżności oraz brakujące informacje.
Potwierdźcie osobę odpowiedzialną, termin i kontakt do pomocy.
Ustalcie, gdzie zastępca zapisze wykonane działania oraz sprawy pozostawione na twój powrót.